Arrangere festival? Slik gjør du det!

En ting alle menn bør ha gjort en gang i løpet av livet er å arrangere en egen festival, eller ihvertfall en konsert. Det vanligste er å arrangere en eller annen form for musikkfestival, men det kan jo være andre interesser man har som også fortjener en liten festival; fiskefestival, MC-festival/treff, golf-festival, lokalmatfestival og så videre.

Poenget med å arrangere en festival er jo at folk som har en felles interesse for ett eller annet kan treffes og ha det hyggelig rundt interessen sin en dag/kveld eller to. Felles for dem alle er at det gjerne skal være ett eller annet musikalsk innslag underveis (hvis det ikke er snakk om en musikkfestival – da er det jo musikalske innslag som er i fokus), og det er det jeg vil skrive om her. Det vil si – det å arrangere store festivaler (som Notodden Bluesfestival, Øya og Nattjazz) er et helt eget, stort kapittel som jeg ikke skal gå inn på her, det jeg vil ta for meg er hvordan man selv, gjerne sammen med et par kompiser, kan gå frem for å arrangere sin helt egne lille festival. Om den blir stor etter hvert er jo det bare hyggelig…

Siden jeg selv er en ganske erfaren festivalarrangør (jeg arrangerer både festival helt selv og sammen med andre, og jeg jobber for andre, større festivaler – se nederst på siden) tenkte jeg jeg ville dele noen erfaringer. Så; her kommer min lille festivalarrangørguide for amatører:

Hva handler festivalen om?

Det første du må finne ut av er hva du vil arrangere festival om. Liker du folkemusikk og har en haug bekjente som spiller folkemusikk som du aldri får hørt fordi de bare har spillejobber på obscure klubber i Sogn kan du arrangere folkemusikkfestival, liker du sære band som covrer Dire Straits kan du arrangere Dire Straits-coverfestival, og har du kompiser som sier de spiller i band men som aldri har spillejobber «fordiatte» kan du arrangere «Secret Bands»-festival. Og så videre.

Så det første du må gjøre er altså å finne artister til festivalen. Før du begynner å årne med lokaler og utstyr og alt det der må du altså ha på plass det publikum er villig til å komme og se/høre på, kanskje tilogmed mot betaling. Dermed må du finne noen alternative datoer, og sette i gang og snakke med folk. Det pleier gå greit å få folk til å stille opp, men du må ha tenkt gjennom alt som har med penger å gjøre på forhånd, f.eks.

Når du så har fått ja fra tilstrekkelig antall artister (max. 4 band som spiller max. 10 låter hver pr. kveld er en fin regel) setter du opp en lukket Facebookgruppe der alle involverte legges til som medlem. Ikke ha bare én fra hvert band + deg selv – legg til alle bandmedlemmer, alle hjelpere og han som eier stedet der festivalen skal foregå. Da får alle all info samtidig, og når folk maser om at de «ikke vet noen ting» ber du dem sjekke Facebook.

Lokaler og sted

Hvor skal festivalen være? Skal du ha den hjemme i hagen eller i det lokale forsamlingshuset? Eller på det lokale utestedet? Eller i den lokale parken? Her er det mange ting som kan skjære seg og ødelegge hele greia.

Det enkleste er nok å arrangere det hele på den lokale puben. Da er skjenkebevilling på plass (vanligvis), det er vakter og nok strøm og så videre. Men du må være helt sikker på at han som driver puben synes dette er morsomt, og at han er villig til å la deg rote rundt i lokalene hans et par dager – det skal jo både rigges opp, holdes lydprøver, og rigges ned igjen. Og så må du sjekke at skjenkebevilling er i orden, hvor mange mennesker det er lov å ha i lokalet og litt av hvert annet.

Skal det hele arrangeres utendørs er det flere hensyn som må tas. Det viktigste er at du sjekker med naboer i god omkrets at det er greit at du lager festival i nabolaget deres. Det holder overhodet ikke å bare legge nabovarsel i postkassene rundtomkring. Nei, du må gå rundt og snakke med folk, og ikke bare de som bor i de nærmeste husene. De aller fleste er litt lunkne til bråk i nabolaget, men blir mye mer positive når de føler at de kjenner den som står bak. Noen kan kanskje tilogmed bidra til at det blir et vellykket arrangement – det bor utrolig mange rundtomkring som kjenner noen som kan bidra med utstyr og alt mulig annet. Og så må du sjekke med politiet at det er greit for dem. Spesielt hvis du planlegger servering av noe slag er det viktig at alt er på stell med det offentlige. Snakk med infotorget i kommunen, og de hjelper til.

Det samme gjelder hvis du skal arrangere noe på det lokale forsamlingshuset. Men her kan du få god hjelp av de som driver stedet siden de sikkert har vært med på slikt før.

Men her er det altså veldig greit å være føre var, og snakke med folk slik at ingen ting skjærer seg. En kompis av meg, f.eks., arrangerte sommerfestival hjemme i hagen sin, og hadde rigget til partytelt og scene og greier og invitert masse venner og kjente som skulle spille og lage fin festival. Men han hadde ikke tatt runden og snakket med alle naboene, så midt under lydsjekken kom politiet og fortalte at dette ikke var greit. De hadde fått flere klager på støy fra naboer, og kunne ikke tillate så mye lyd og folk midt i et nabolag. Dermed måtte det hele flyttes innendørs og ble en ganske kjip affære. Året etter var det hele flyttet til det lokale forsamlingshuset, og ble kjempebra.

Nødvendig utstyr

Nesten uansett hva slags festival du skal arrangere trenger du en scene og lydutstyr. Selv om du bare har noen som skal snakke litt trenge det noe som gjør at alle hører hva som blir sagt. Det finnes mange firmaer som leier ut lyd og lys til de fleste arrangementer; det er bare å gjøre et lite søk på «Leie PA» eller «Leie lydanlegg» på Gule Sider, så finner du en i nærheten. Uansett:

• Lydanlegget må være tilpasset størrelsen på lokalet det skal spilles i. Det er bedre at høyttalere og forsterkere er overdimensjonert enn at de skal slite med å levere nok lyd. Det blir ihvertfall mye bedre lyd på store høyttalere som går på halv effekt enn små høyttalere som vrenger lyden fordi de ikke klarer ta unna. Men spør de som leier ut (eller andre som har peiling), så blir det bra.
• De små anleggene klarer du fint betjene selv. Har du koblet opp et stereoanlegg skjønner du prinsippene, og klarer fint å justere nivåer selv. Mens til de litt større festivalene, der det er hele band osv., med i bildet, der kan det være greit å få litt hjelp. Både til å rigge det hele, og kjøre lyden. De som leier ut lyd & lys kan vanligvis skaffe den rette teknikeren til prosjektet. Det er bare å spørre og grave – de vet at du kommer til å skylde på dem hvis det blir dårlig lyd, så de finner seg i de mest dustete spørsmål for at du skal blir fornøyd og få det beste ut av utstyret deres.
• Til en liten festival der det kun skal snakkes og kanskje spilles litt boksmusikk (fra iPoden, f.eks.) trenger du et lite anlegg bestående av en liten mikser, mikrofon og høyttalere. Som for eksempel dette. Her kobles mikrofonen inn i én kanal og ipoden i en annen, og man er i gang. Det går an å bruke hjemmestereoen, men de aller fleste slike leverer alt for lite lyd til at det er noen vits, selv hjemme i stua.
• Til en litt større festival der du kanskje skal ha noen som synger og spiller gitar/piano/trekkspill (og andre akustiske instrumenter bortsett fra trommer) trenger du et lydanlegg med flere kanaler, og litt større høyttalere. Selv om sangen/instrumentet kanskje låter helt greit i seg selv er det veldig greit å kunne justere lydnivåene litt. En vokalist drukner fort i lyden fra et piano eller et klaver, f.eks. Et greit anlegg kan være dette. Husk å gi beskjed om hva du skal bruke det til slik at du får med riktige mikrofoner når du leier. Her kan det også være greit med en liten scene slik at alle ser den som opptrer. En 20 cm høy platting hjelper mye. Og så bær det kanskje være med litt ekstra scenebelysning; som denne lyspakken.
• Til en liten festival der du skal ha med et helt band, der det er trommer inne i bildet, trenger du et større anlegg som kan forsterke alt opp på trommenes nivå. Trommer er det instrumentet som gir mest lyd, og de andre instrumentene må forsterkes for å balansere med trommene. Og det selv om trommisen er en fløtepus som bare dasker på trommene. Det går an å klare seg med et lite sanganlegg og så forsterkere til gitar og bass, men det gir fort ubalanse ut til publikum. Gitarister synes alltid de har for lav lyd og skrur opp, og så må trommisen og bassisten kompensere for å spille høyere, og så har man det gående. Så et anlegg som dette, med mikser med nok kanaler og høyttalere som tåler litt er absolutt å anbefale. Scenen bør ha plass nok til alle, og være såpass høy (minst 40 cm, men ikke over 60 cm – da må du i så fall ha gjerde rundt) at publikum ser hva som skjer selv om det er mange på scenen. Her er det også greit med litt mer lys slik at det ikke blir noen som forsvinner i mørket på scenen.
• Til en ordentlig festival må du ha et ordentlig PA og forsterking av alt, også trommene. Alt må gå gjennom PAen, og alle på scenen må ha skikkelige monitorer. Og skikkelig lys, gjerne med en mikser så det går an å endre farge og hastighet på lyset underveis. Da må du spesialbestille utstyr og få med en tekniker som kan anlegget.
• Backlinen er alt som er på scenen utenom PAen. Altså gitar- og bassforsterkere, trommer, sangmikrofoner og keyboards. Her er det en stor fordel om alle musikerne kan spille på samme utstyr. Om gitaristene absolutt vil bruke egne forsterkere går det greiere – forsterkere kan stables, og det er bare snakk om å flytte en mikrofon eller bytte en kabel. Men om alle trommisene absolutt skal bruke sine egne sett blir det fort kaos. Trommesett tar mye plass på scenen, og mange kanaler på mikseren. Så her er det viktig at folk snakker sammen, og at musikerne blir enige seg i mellom om hvilket utstyr som skal brukes. Det enkleste er selvsagt å leie backline også, med et standard 5-trommers sett, et par gode gitarforsterkere og en bassforsterker og nok mikrofoner, så får musikerne bruke det som er der. Eller du må legge inn nok tid til changeover og ny lydsjekk mellom bandene.

Tillatelser:

Mange som arrangerer offentlige festivaler der det fremføres musikk glemmer at de som har laget musikken også skal ha sitt, enten det er livemusikk eller det spilles plater. I Norge er det TONO som forvalter musikkskapernes rettigheter. De skal både gi tillatelse til å arrangementet, og ha økonomisk vederlag for det som fremføres. Det er ikke vanskelig å få tillatelse og heller ikke dyrt å betale vederlaget, men det må til. Les mer her.

Markedsføring

Det å få fortalt målgruppen at du arrangerer festival på en slik måte at de faktisk gidder bruke tid på den er alfa & omega for at festivalen skal lykkes. Og for å nå frem til alle må du regne med å jobbe ganske så mye. Du må trekke veksler på venner og kjente, du må få lokalavisen til å skrive om deg, og du må spre det glade budskap på flest mulig måter. Mange tror at det holder å bare opprette arrangementet på Facebook og dele det, og så kommer alle som klikker «Jeg skal», men det funker ikke (erfaringsmessig kommer bare en tredjedel av de som klikker «Skal»…). Du må sende personlige mailer og SMSer til folk. Og du bør trykke opp plakater og henge opp alle steder der det er lov til å henge opp slikt. Og du må være PR-mann og lage pressemeldinger og ringe til journalister og redaktører. I tillegg må du være ganske masete; det holder ikke å sende én SMS eller mail. Nei, du må (nesten) spamme dem. Begynne med en liten «Hei, jeg skal arrangere festival», følge opp med «Festivalen nærmer seg, kommer du?» og så videre. Her er det viktig å ikke mase mer på de som sier at de ikke kan kommer eller ber deg slutte å mase. Selv om det er lov å sende ut enda en liten beskjed dagen før om at «du kan fremdeles komme hvis du har ombestemt deg…». Så det må jobbes, mases og fikses. Første gangen er et skikkelig ork, mens det seinere går helt greit.

Selve kvelden

Så er den store kvelden der. Den består av 3 deler: forberedelse, gjennomføring, og opprydning.

• Sørg for å ha god tid til forberedelser og rigging. Alle som skal hjelpe til må være på plass i god tid, og må briefes på hva de skal gjøre. Sett opp alt ustyret som skal brukes så tidlig som mulig slik at det går an å finne ut om det er noe som ikke virker og få erstattet det. Det er for seint å finne ut at det mangler kabler til høyttalerne en halv time før folk kommer, og de som leier ut har tatt helg. Skal du ha musikere og band på scenen må de får god tid til lydsjekk slik at de blir kjent med anlegget, og teknikeren blir kjent med dem. Skal det serveres øl og mat må også det være på plass i god tid slik at ølet er kaldt og maten varm når folk kommer. Og alle de andre detaljene må også være på plass i god tid. Prislister, program, toalettskilt, nok glass, førstehjelpsutstyr, og alt det andre må være tenkt på før hordene ankommer. Du har sikkert vært på festival selv og vet hvor irriterende det er når en eller annen bagatell ikke fungerer – halvfrosne burgere og lunkent øl kan ødelegge selv den beste festivalopplevelse. Så altså: planlegging og god tid til å fikse små og store problemer som dukker opp.
• Dokumentér det hele. Jeg pleier å sette opp et videokamera (et greit HD-kamera med masse minne, som dette Canon-kameraet) i nærheten av miksebordet og filme hele eventet. Samtidig flyr jeg rundt og tar bilder, både av de som spiller og av publikum. Og så prøver jeg å få noen som kan litt om foto til å komme og dokumentere det hele underveis. Da hender det nemlig at jeg får bilder av mitt eget band også. Det tar selvsagt litt tid å klippe videoen og legge ut i Dropbox og slikt, men det er verd det. Video og bilder deles med de deltagende band i ettertid, helst til fri avbenyttelse (slik Loose Item Harness har gjort her), og så legges det ut litt i sosiale medier og slikt. Det fungerer også fint å sette opp en felles #hashtag for det hele slik at folk kan dele bilder på Insta og slikt både underveis og etterpå.

• Selve gjennomføringen av det hele går som oftest av seg selv. Alle er gira på å få til noe bra, og jobber mot det. Men du må allikevel være på alerten hele tiden, så det å tro at du nå bare kan begynne å drekka og ha det moro – det er feil. Det skjer nemlig noe hele tiden. Noen i døra krangler fordi de står på feil gjesteliste, en gitarist sitter fast i trafikken og rekker ikke frem til han skal på scenen (han skulle bare ut og kjøpe en burger…) så du må bytte rekkefølge på bandene, din perifere venninne Linda er «dårlig» og må ha taxi, vokalisten i det ene bandet har sceneskrekk og må trøstes, og bassisten i det andre bandet er drita og må tvangsfores kaffe. Og så videre. Så det er ikke sikkert at du får med deg alt som skjer på scenen, og det å bøtte øl er det bare å glemme. Samtidig får du sannsynligvis en million klapper på skuldrene av glade folk som synes det du har satt i gang er noe av det kuleste de har vært med på noen gang, og det hele er over alt for fort.
• Hvis du vil ha jam etter at det offisielle programmet er over må det organiseres det også. Det å tenke at at «nå sier jeg bare at det er fritt frem til å jamme» blir bare dill. Snakk med deltagende musikere, og avtal at noen drar i gang jammen. Og finn gjerne noen i publikum du tror/vet kan bidra på scenen, og spør om de vil være med. Underveis må du så lodde stemningen. Blir jammingen bare mas for spesielt interesserte avrunder du det hele, og setter på litt boksmusikk til folk begynner å dra hjem.
• Når det er slutt er det slutt. Da må du få folk ut og vekk. Ikke ha masse småbrisne hjelpere løpende rundt – de lager bare kaos. De som var med å rigge opp blir igjen og rigger ned, og alle blir til det er ferdig. Nå er vi nemlig kommet til den kjipe delen: opprydningen. Siste bandet er ferdig å spille og har reist videre på nach, den siste gjesten kjørt i fyllearresten, det fine scenelyset er erstattet av hvitt neonlys, og det skal ryddes. Har du avtale om at alt skal stå til neste dag er det forsåvidt greit; da er det bare å skru av all strøm og ta en kjapp sveip med moppen for å få vekk mulig illeluktende søl, og dra videre. Men må alt vekk ASAP er det bare å sette i gang. Siden alle er klare for å dra videre på nach går det sannsynligvis radig å få ryddet, så en times tid etter at siste publikumer er gått ut døra bær det være såpass strøkent at det går an å fikse nattmat og debrief. Scenen ryddes sist. Få vekk alle bord og stoler og annet ræl, og stable der det skal stå med en gang. Deretter ryddes scenen for alt av utstyr som så stables nærmest mulig utgangsdøra. Så er det bare å få avlevert utstyret til rette vedkommende, ta en siste sjekk, og begynne planleggingen av neste festival.

Oppfølging

Etter at hele festivalen er over, og alt er ryddet sammen, er det viktig å følge opp. Legg ut et «takk for i går»-innlegg på Facebook, og send gjerne en sms til flest mulig av de som faktisk var tilstede. Oppfordre folk til å sende deg bilder fra eventet, og del dem rundhåndet på Facebook og andre steder. Følg også opp alle som var involvert i selve arrangementsdelen med en skikkelig «takk for hjelpen»-melding, gjerne direkte via telefon, samtidig som du ber om en liten tilbakemelding om ting som kunne vært gjort bedre eller anerledes. Og pass på at ting som er gjenglemt kommer til riktig eier, og at det ikke er noe som ligger igjen etter festivalen. Forlat festivalstedet slik du fant det (eller finere), og sørg for at det ikke er noe å klage på i ettertid.

Selv arrangerte jeg i sin tid jeg Frostrockfestivalen, en venners- venners- venner-festival, hver vinter fordi jeg A: hadde lyst til å spille selv, og B: fordi jeg har kompiser som spiller i band som jeg har lyst til å se og høre. Mange av oss kommer oss nesten aldri ut av øvingslokalet og synes det er masete å finne jobber på egen hånd, vi bor ganske spredt, og så spiller vi kanske litt sær musikk som det er vanskelig å få store arrangører til å tenne på – og så videre. Med en egen festival (der jeg styrte alt selv) er det mye lettere å både få band til å stille opp, og få invitert nok folk til at det hele går rundt økonomisk. Selve festivalen ble arrangert på Gamla i Oslo. De hadde (har?) et tilbud der man kunne leie lokalet med lydanlegg (PA) og tekniker + vakter i døra for en hyggelig pris. Dermed slapp jeg som arrangør å tenke på å leie lyd og lys og tekniker, og jeg slapp tenke på å skaffe vakter og alt rundt billettbetaling, og jeg kunne konsentrere meg om å finne band, sette opp spillelister, fikse backline (altså trommer og forsterkere, noe de fleste musikere liker å ha med selv uansett) og være arrangør. Prisen var som nevnt veldig hyggelig, og det hele pleide å gå med et lite overskudd; så pass at vi faktisk slapp å betale for å spille og kanskje til og med fikk en liten sum til hvert band som symbolsk betaling.

En annen festival jeg er med og arrangerer er Bygderock i Nittedal. Dette er en lokal festival der vi er en gjeng musikkentusiaster som synes at enhver kommune med respekt for seg selv må ha en egen rockefestival. Så vi arrangerer to festivaler – en vinterfestival innendørs på den lokale puben, og en stor utendørsfestival på en passende plass et sted i dalen. Her samler sammen noen lokale artister og kanskje noen som er litt mer kjent, og fyller 2 kvelder med musikk i alle stilarter. Et viktig poeng for oss er at vi vil gi unge musikere en sjanse til å vise seg frem, så hvert år har vi med et par band eller solister som som kanskje aldri har stått på en scene før. Og det hele er blitt noe nittedølene setter stor pris på og møter opp til hver eneste gang.

Bygderock er et mye større opplegg enn Frostrock, for her gjør vi alt helt fra bunnen av. Vi må finne et sted å arrangere festivalen (og sjekke med myndigheter og naboer at det er greit), vi må skaffe scene, PA og tekniker, ordne med strøm og backstage, fikse servering og vakter, og alt det andre det å arrangere utendørs festival innebærer. Men – det er ikke så vanskelig som man skulle tro. Både myndigheter og naboer pleier være entusiastiske og har få problemer med at det blir litt lyd en tidlig sommerkveld. Og alt man trenger kan nemlig leies ett eller annet sted – eller lånes av bekjente. Mye av utstyret vi bruker er slikt vi i komiteen har fra før (vi er godt voksne hele gjengen og har drevet med musikk hele livet, og det er utrolig hva som samler seg opp av utstyr etter hvert…), eller som vi får låne av entusiastiske venner og kjente. Så her (mis-)bruker vi kontaknettet vårt for det det er verdt, og alt faller fint på plass. Servering og ølsalg setter vi ut til et lokalt korps eller idrettslag som trenger litt penger i kassa, og folk står på venteliste for å få lov til å være vakt. Det hele markedsføres på Facebook og via plakater, og lokalavisen stiller opp og skriver side opp og side ned både før, under og etter festivalen. Artistene deltar gratis eller for ganske symbolsk betaling, noe som gjør at festivalen ihvertfall ikke går med underskudd. Skulle du være interessert i å se hvordan det hele funker er du hjertelig velkommen til Nittedal i august. Bare gå etter lyden…

I tillegg til å arrangere egne festivaler pleier jeg å jobbe rundt på større festivaler. Det er både utrolig lærerikt, gir festivalen ekstra mening (greit å jobbe litt istedenfor å bare henge på campen hele dagen), og er veldig hyggelig. Alder og erfaring pleier ikke ha noe å si – det finnes arbeidsoppgaver til alle, så det er bare å melde seg. De mest populære festivalene blir fort fylt opp, mens de litt mer perifere gjerne tar inn frivillige tett opp til festivalstart. Bare sjekk frivilliginfo på de respektive festivalenes hjemmesider.

Så da er det bare å si: God Festival!

Videre lesing:

Norske Konsertarrangører har masse tips osv. på hjemmesiden sin.

Direktorat for Samfunnssikkerhet og beredskap har laget en omfattende guide for «Sikkerhet ved store arrangementer». Der står det mye som ikke er så aktuelt for småfestivaler, men også en del som er verd å ta med seg.

Bilder, fra øverst og nedover. Foto: undertegnede der ikke annet er nevnt:

• Bygderock i Nittedal 2015.
• Loose Item Harness på Frostock 2016
• Big Bad B Band på Frostrock 2016. Foto: Ina Thoresen
• Bygderock i Nittedal 2015.
• Scenen på Gamla, Frostock 2016
• Soundcheck og backline på Frostrock
• Plakater og markedsføring
• YNK! på Frostrock 2015
• The Creepers på Bygderock 2015
• Tor Ærlig & Detektivene på Frostrock 2016. Foto: Ina Thoresen
• Undertegnede på Frostrock 2016. Foto: Ina Thoresen
• Takk for i år, Vinterbygderock 2016
• Etterlatenskaper, Frostrock 2016
• Plakat, Frostrock 2015
• Rigging, Vinterbygderock 2016
• Fullt hus på Vinterbygderock 2016

Første gang publisert i mai 2016, oppdatert februar 2018.